自2003年武英殿试点工程开工，2004年中轴线西庑维修保护工程的启动，标志着故宫博物院百年大修工程全面展开。通过两年多的工作运转，逐渐暴露出管理中多部门协调配合、信息沟通不畅等方面的问题，急需以快速渠道加以解决。根据郑欣淼院长关于“工程部门要建立例会制度”的指示精神，2006年6月13日由晋宏逵副院长主持召开了第一次工程例会，并形成每周二定期召开的制度，至此共召开了四十次。
　　参加例会的人员有工程管理处、古建部、古建修缮中心、计财处、保卫处、监察审计处等部门领导、各项目相关负责人及主要设计人员等。例会上，首先由各部处汇报一周来的工作进展和涉及到各部门之间需要协调的问题，以便信息及时沟通；然后由晋副院长总结工作情况并安排布置下一阶段工作；最后，由工程指挥办公室形成《工程例会纪要》，上报院领导阅示，同时发各相关部门后存档。
　　这项制度是大修工程开始以来，我院摸索总结出的很好的管理方法，通过工程例会，工程管理各部门之间遇到问题能及时沟通协调，处理问题迅速准确，使得维修工程能顺利开展。例如，由于故宫修缮的特殊性，现行修缮定额中没有包括琉璃瓦件清洗粘接项目，这就给维修工作带来一定的困难。例会上，古建部和古建修缮中心给出了清洗方案和清洗施工程序，由计财处、工程处、监审处和修缮中心本着“维持询价原则、制定门槛价、简化目前程序”的原则，制定一套适合故宫特殊工艺的维修造价管理程序，简化报批程序，为施工争取了更多时间。晋宏逵副院长在例会上多次强调“增强文物保护意识和观念”，要求所有古建筑构件的更新处理都应有相应手续，对报废构件处理要制定明确标准，并按瓦件、木材等材料分类设计相应的交接表格。这些意见经工程管理各部门领导和项目负责人传达给施工单位，立刻引起了深刻的反响。在寿康宫工地发现旧帐单、在神武门工地发现“箭头”及时上交的事例都说明了施工人员的文物保护意识得到增强，工程例会“上传下达”的作用得到体现。
　　事实证明，通过工程例会，许多问题能够及时沟通，处理迅速准确，并且在工程指挥办公室和施工单位之间架起了沟通的桥梁，使得维修保护工程得以顺利进展。这项先进实用的管理方式必将长期地坚持下去。